事務所移転の案内状とメールの署名について｜居抜き物件 居抜きCafe

事務所移転の案内状とメールの署名について

会社と言うのは、現在の経営状態や事業の拡大に応じて事務所移転が必要になることが在ります。

例えば、会社の経営状態が芳しくなく、社員数を減らして事業を縮小する場合や、業績が伸びているため社員を増員する場合などです。
会社経営が芳しくないため社員数を減らすと言うのはあまり良い事ではありませんが、会社を存続するため、削減を最低限に収めるために現在よりも安い家賃のオフィスに事務所移転を行うことで、家賃と言う固定の経費を削減できると言ったメリットが有ります。

また、事業を拡大する目的で社員数を増員する場合などでは、現在のオフィスのスペースでは狭くなってしまうため、広いスペースのオフィスに事務所移転を行うという可能性を持つ引越しが出来ると言ったメリットが有ります。

事務所移転は現在のオフィスとは異なる場所で営業を行う事になるため、クライアントなどの取引先については前もって案内状を送付しておく必要が有ります。
これは引越しの日時が決定した後に案内状を送付する形になりますが、事務所を移転する事については計画段階の中で報告をしておいた方が良いとも言われています。

尚、挨拶状はメールなどで送付する事も可能ではありますが、メールで送付する場合は署名などに新しい会社の住所や電話番号などを記載しておくと親切です。
また、署名は引越しを行った後は新しい会社の住所や電話番号に変更しておく必要が有るため、案内をメールで送付する段階で変更をしておけば忘れないなどのメリットも有ります。

尚、案内状は基本的にはハガキや封書などで行う事が大切で、メールで行う場合は担当者レベルなどに済ませておいて、対会社となった場合はハガキ、封書と言った形で失礼のないような形で送付するのが望ましいと言われています。

因みに、挨拶状におけるビジネスマナーなどについては、インターネットのウェブサイトを利用する事で文面の参考例などが掲載されており、参考にする事が出来るようになっています。

また、署名には現在の会社の住所や電話番号を記載すると同時に、何時から新しい住所や電話番号に変更になるのかを明記し、事務所移転を行う先の新オフィスの住所や電話番号を明記しておくことで、移転後は旧オフィスの情報を削除するだけで済みますし、前もって取引先などの知らせておくことで何時から変更になるのかなどを知る事も可能になります。

尚、電話番号については遠方への事務所移転にならない場合は、基本的にはそのままのケースが多いのが特徴です。