オフィス移転で従業員が働きやすい環境を作りましょう
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オフィス移転で従業員が働きやすい環境を作りましょう
働きやすい職場の環境作り
オフィスの環境によって、働く従業員の気持ちも大きく変わります。外から全く太陽の光が入らず、薄暗い中で仕事をしていたら、暗い気持ちになり、心が病んでしまうこともあります。確かに、劣悪な環境の部屋は家賃が安く、固定費をかなり下げることが可能です。しかし、オフィスの環境が悪いと、人間関係にも問題が起こり仕事をやめる人が増え、人の入れ替わりが頻繁に起こるケースが多々あります。そのため、求人をかけ続ける事になり、常に求人をかけていると、応募する側も「この会社いつも求人広告に載ってるけど大丈夫なの？ブラック企業かも」と感じさせ、求人に応募しなくなり、いつまでも人が集まらない悪循環が生まれます。
また、就職活動をしている学生の多くが、就職先を決める時に会社の雰囲気、オフィスの環境を重要視しています。立地や給料よりも働く環境が良いことを望んでいます。社内での面接の時が、会社の良い雰囲気を学生に伝えることができるチャンスです。
オフィス環境を考える時には、建物の構造にも気をつけなければなりません。耐震対策が不十分な古いビルをオフィスとして使っているなら、大きな地震が起きた時に倒壊する恐れがあるので、事業の継続性と従業員の安全を考えれば移転をしたほうが良いです。また、オフィスの面積が広すぎても狭すぎても作業の効率が良くないので、適正の面積であるかどうか確認する必要もあります。同じ面積でも柱があるため無駄な空間を作り出したり、移動しにくい動線になっている可能性もあります。オフィス環境の良し悪しで、会社の未来が決まると言っても過言ではありません。オフィス移転で環境が良くなる事で従業員のモチベーションが向上し、社内の雰囲気が良くなり、その結果、仕事の生産性の向上にもつながります。また、会社が求める人材も集まりやすくなり、好循環が始まります。これらはオフィス移転に掛かった費用や時間を十分すぎるくらいカバーしてくれるものでしょう。
移転先の決定後に検討する3項目
オフィス移転は個人の引っ越しとは違い、色々と検討をしなければならない事がたくさんあります。業務を中断させる事なく、オフィス移転を完了するためには、段取りの良さが必要になります。そのためには、事務所の備品や書類の移動をどのように進めるか、移転先のレイアウトの決定とそれに必要な内装工事、電話や通信などのインフラ整備の3項目が大切になります。
オフィス間の物の移動を業者に依頼する時は、業者に頼む部分と、従業員で行う部分の線引きを前もって決めておいた方が良いです。そうしないと業者が来た時に混乱が起き、段取り良く作業が進まなくなります。また、移転を契機として整理整頓を行い、身の回りを軽くする良い機会にもなります。レイアウトを決める時は、移転の目的に合わせて考えます。目的に適さないレイアウトにしてしまうと移転する意味がなくなってしまうからです。内装作業は1カ月以上かかる場合もあるため、できる限り早く決めて内装業者に依頼します。
日常の業務を行いながらインフラを新たに構築するのは、業務に支障が出る事が多く大変です。今の状態に付け加えていくので、ごちゃごちゃした配線になりがちです。人がいない状態のオフィスなら、一からインフラの整備が可能になります。無駄のない効率的なシステムを構築するまたとない機会になります。その際は、電話、ネットワーク、配電などの工事を別々の業者に依頼するのではなく、まとめて工事を行う業者に依頼すると、期間と費用が抑えられることが多いです。別々に依頼すると業者間の調整をする必要があるため、作業が段取り良く進まない恐れがあり、移転当日に作業が完了しない可能性も出てきます。
オフィス移転を成功させる方法と注意点
オフィス移転には、多くの人との打ち合わせや移転先の工事などがあり、移転完了まで長丁場になります。そのため、移転の理由が明確になり、移転先が決定したら、先ほど述べた3項目を含めた、移転完了までの細かい計画表を作成する必要があります。移転完了日が決まったら、今使っているオフィスの解約手続きが必要になります。個人で借りる時よりも解約の告知を早く伝える必要があるので気をつけてください。
まずは移転先の物件を見つけなければなりませんが、不動産会社の選択が良い物件にめぐり合えるかどうかの分岐点になります。オフィス物件を取り扱う不動産会社にも色々な特徴があるので、移転の目的に精通している会社を見つける事が大切です。「全国規模での紹介が可能」「地域密着型で地元の物件情報の質が優れている」「居抜き物件など得意分野がある」など様々です。自分たちの要望に応えてくれる不動産会社を見つけることが、オフィス移転を成功させる最大の鍵になります。移転の際には事務手続きが多くあります。簡単なものから役所関係の少し複雑なものまであり、手続きに必要な期間は長いものになると1カ月かかります。直接業務に支障が出ることが少ないので、後回しになるので注意が必要です。
原状回復については、退去する時にトラブルになることを避けるため、契約する前にしっかり確認しておく必要があります。信頼できる不動産会社を見つけ、移転の目的を達成できる好条件の物件を紹介してもらい、業務に支障が出ない計画表を作ること、社員の理解を得ることがオフィス移転を成功に導き、より良い作業環境を作り出すことができます。
